Referanse Xledger, barnehager | Xledger Norge

Læringsverkstedet

Kundesitat: "Vi har vokst med 35 % siden vi tok i bruk Xledger uten noe vesentlig oppbemanning på økonomiavdelingen. Xledger har vist seg være så skalerbar i vekst som vi hadde målsatt."

Kundesitat: Læringsverkstedet

Logo: Læringsverkstedet

Info

Lokasjon: Hovedkontor på Jessheim, barnehager i hele Norge
Bransje: Utvikling, etablering og drift av barnehager
Applikasjon før Xledger: Visma Global, Visma Docsenter og nettbank løsninger
Bruker følgende funksjoner: Abonnement fakturering, bank, inngående bilag og flyt, anleggsregister, reiseregning og utlegg, rapportering og konsolidering.

Læringsverkstedet har mer enn 100 barnehager i Norge og har planer om å vokse i årene som kommer. Vår visjon er at «Vi får verdens viktigste verdier til å vokse».

Hva er resultatet?

Vi har vokst med 35 % siden vi tok i bruk Xledger uten noe vesentlig oppbemanning på økonomiavdelingen. Xledger har vist seg å være så skalerbar i vekst som vi hadde målsatt.

Nå kreves det mindre av de ansatte med tanke på tidsbruk av f.eks. føring av reiseregninger og utlegg. I dag fører man reiseregning på Xledgers app, tar bilde av bilagene, og så går det på elektronisk flyt med godkjenning. Hver uke autogenereres alle reisebilagene. Dette fører til mindre frustrasjon hos de ansatte og økt fokus på de egentlig oppgavene.

Systemet gjør det mulig å ha et standardisert oppsett på konsernnivå. Vi kan utføre alle regnskaps- og økonomitjenester samlet på konsernnivå. Det betyr at vi raskt og enkelt kan rulle ut den samme løsningen for alle barnehager – både på eksisterende og på nye. Økonomi, regnskap og fakturering håndteres derfor sentralt.

Læringsverkstedet sin visjon er at «Vi får verdens viktigste verdier til å vokse». Dette betyr at vi ønsker å bruke våre ressurser på å drive våre barnehager best mulig, med en effektiv administrasjon. Xledger er et godt verktøy for å redusere ressursbruken på administrativt arbeid slik at våre styrere kan bruke tiden på å realisere vår visjon.

Hva var utfordringen?

Utfordringene våre, eller oppdraget vårt, var å finne et system som gjorde det mulig for oss å håndtere en stor vekst. Med det systemet vi hadde, var ikke dette mulig. Dette betydde at vi trengte et system der:

  • Det var enkelt å legge til nye barnehager
  • Det var en fleksibel struktur i henhold til selskapsorganisering
  • Kunne øke volumer uten vesentlig skalering av økonomiorganisasjonen
  • Enkelt å bruke, både for regnskapsmedarbeidere og den enkelte barnehagestyrer
  • Mesteparten var standardisert, slik at implementering var enkelt og opplæringsbehov begrenset

Hva ble løsningen?

Vi gikk for Xledger, og dette fordi de kunne møte våre behov. De fikk oppdraget sommeren 2014, begynte implementering etter sommeren og vi gikk i drift med systemet i januar 2015. Vi var i utgangspunktet ikke klar over alle fordelene en skybasert løsning ga oss, og hadde ikke dette som et krav til nytt system. Ut fra det vi vet nå hadde det trolig vært et krav. Det at våre ansatte kan jobbe hvor som helst og når som helst uavhengig av lokasjon, viste seg å være nyttig for oss – siden vi har barnehager i hele Norge.

Vi har blitt positivt overrasket over graden av automatisering det var mulig å få til. Med Xledgers flere automatiske prosesser fikk vi en stor ressursbesparelse. Flere tusen fakturaer går nå mer eller mindre automatisk månedlig gjennom systemet. En annen stor forbedring er at nå går hele banktransaksjonsflyten automatisk. Dette er selvsagt en stor effektivisering for Regnskapsavdelingen, som kan håndtere betydelig større transaksjonsvolumer med mindre ressursbruk enn tidligere.

Atle Hørlyk, Økonomidirektør i Læringsverkstedet

Les flere referanser

 Kontakt Xledger