Tradisjonelle ERP-leverandører har ofte basert sin implementeringsmetodikk på skreddersøm. Løsningen skulle i størst mulig grad tilpasses reelle, eller antatt unike, behov hos kunden. Systemet ble i stor grad satt opp fra bunnen av for hver ny kunde, der hvert enkelt element ble spesialtilpasset kundens organisasjon og eksisterende prosessesser.

ERP-system basert på beste praksis

Den tradisjonelle implementeringsmåten er ressurskrevende for mottakerorganisasjonen, og kan føre til en svært lang, kostbar og belastende prosess for kundens organisasjon og virksomhet. Det er også flere eksempler fra nyere tid der ERP-prosjekter har feilet, og må legges ned på tross av store investeringer i tid og penger.

I  Xledger stilte vi oss følgende spørsmål:

  • Er alle organisasjoner virkelig så unike at de trenger skreddersydde systemoppsett?
  • Er det noen grunn til at relativt like organisasjoner skal ha så ulike prosesser at systemet må spesialtilpasses den enkelte?

Det er sikkert mange måter å fører et regnskap på, men vil ikke enkelte prosesser representere «beste praksis»? Burde ikke da flest mulig gjøre det på denne måten? Dette gelder ikke bare for regnskapet. Det samme prinsippet vil også gjelder for andre fagområder som f.eks. lønn, prosjekt og logistikk.

Xledger har hjulpet mange bedrifter med å implementere et mer effektivt ERP-system. Gjennom dette arbeidet har vi observert mange gode prosesser som kan defineres som «beste praksis». Mange av disse har vi bygd inn i Xledger-applikasjonen og gjort til en del av standardoppsettene, som er tilgjengelig for alle som bruker Xledger.

ERP-system beste praksis – implementering basert på eksisterende maler

Standardoppsett basert på «beste praksis» danner grunnlag for Xledger sin bransjetilpassede og malbaserte implementeringsmetodikk. Implementeringer basert på eksisterende maler er enkle å iverksette, raske å implementere, forstyrrer i mindre grad den daglige driften og er vesentlig mindre kostbare å gjennomføre.

Prinsippet er egentlig svært enkelt; systemet har en rekke ferdig konfigurerte og bransjetilpassede oppsettparametere som er tilpasset behovet hos de fleste organisasjoner. Vi vil likevel alltid gjøre enkelte kundespesifikke tilpasninger, men hovedsakelig er alt på plass, utprøvd og klart til bruk.

Xledger sin malbaserte implementeringsmetodikk eliminerer mange av diskusjonene som ellers er nødvendig for å få tatt beslutninger som gjelder systemets konfigureringer og oppsett. Som for eksemepel:

  • Kontoplan
  • Lønnsarter
  • Avgiftskoder
  • Rapporter

Implementeringen går derfor vesentlig raskere og koster mindre. En annen viktig gevinst ved Xledgers implementeringsmetodikk er at ved å bruke mindre tid på å diskutere oppsett, kan man fokusere mer på de kanskje viktigste suksessfaktorene ved et systemskifte – datakvalitet og opplæring.

Kortere tid fra implementering til faktisk bruk

Ved å sikre at virksomhetens fremtidige Xledger-brukere får god opplæring og nok trening, opplever man mer motiverte og produktive brukere ved overgangen til nytt system. Ettersom tiden fra implementeringsprosjektet starter til oppstart med nytt system er kortere, vil det også være kortere tid fra opplæring til systemet tas i bruk. Den nye kunnskapen vil følgelig være friskt i minne hos brukerne. Den komprimerte tidslinjen betyr også at tiden organisasjonen bruker på implementeringen (mens den samtidig skal utføre sine normale arbeidsoppgaver) blir kortere. Dette er med og reduserer belastningen systemskiftet har på organisasjonen.

Kort oppsummert ser vi at ved å bruke Xledgers malbaserte implementeringsmetodikk, oppnås fordeler som raskere implementering, mer fokus på kritiske og reelt selskapsspesifikke faktorer, tilgang til «beste praksis» prosesser og lavere kostnader.